CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, PRINCIPIOS CONTABLES

Tipos de contabilidad

Los tipos de contabilidad son:

Contabilidad Pública Es una rama especializada de la Contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica de la Administración Pública. Es con base en la Contabilidad Pública que los hechos económicos en los cuales intervienen los entes públicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puede conocer si el estado de los derechos y obligaciones, así como grado de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, costo y gasto inherente al proceso económico, efectuados en desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.

En contraste con el contador público, quien presta su servicio a muchos clientes, en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se llama contralor, en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la información contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. El contralor dirige el trabajo de los empleados del departamento de contabilidad, hace parte del equipo de la alta gerencia encargado de manejar el negocio, establecer sus objetivos y asegurar su cumplimiento. Los contadores en las empresas privadas sean grandes o pequeñas, deben registrar las transacciones y preparar estados financieros periódicos a partir de los registros contables.

Dentro del área de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. Entre las más importantes podemos describir las siguientes:

·         Contabilidad comercial.

·         contabilidad agrícola.

·         contabilidad petrolera.

·         contabilidad industrial.

·         contabilidad bancaria.

·         contabilidad hotelera.

·         contabilidad gubernamental.

 

Contabilidad de gestión

Cuando se habla de contabilidad gerencial o directiva (interna) y financiera (externa) es preciso hacer un repaso del origen y evolución a lo largo del tiempo.

Contabilidad de costos

La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación, contabilización, distribución, recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva.

Se encuentran incluidos en el campo de la contabilidad de costos: el diseño y la operación de sistemas y procedimientos de costos; la determinación de costos por departamentos, funciones, responsabilidades, actividades, productos, territorios, periodos y otras unidades; así mismo, los costes futuros previstos o estimados y los costes estándar o deseados, así como también los costos históricos; la comparación de los costos de diferentes periodos; de los costos reales con los costos estimados, presupuestados o estándar, y de los costos alternativos.

El contador de costos clasifica los costos de acuerdo a patrones de comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan productos a los que corresponden y otras categorías, dependiendo del tipo de medición que se desea. Teniendo esta información, el contador de costos calcula, informa y analiza el costo para realizar diferentes funciones como la operación de un proceso, la fabricación de un producto y la realización de proyectos especiales. También prepara informes que coadyuvan a la administración para establecer planes y seleccionar entre los cursos de acción por los que pueden optarse. En general los costos que se reúnen en las cuentas sirven para tres propósitos generales: Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales).

Contabilidad financiera

La necesidad de presentar estados contables para terceros (accionistas, inversiones, gentes reguladores públicos, etc.) y la necesidad de que la información presentada a terceros sea uniforme, hizo que la contabilidad se volcara a la confección de los Estados Contables para terceros y no tanto en colaborar en la confección de información para la gestión empresarial.

En la actualidad debido a las facilidades existentes como consecuencia de los grandes avances informáticos, tanto la información para terceros como la información para la toma de decisiones internas de la empresa deben salir de un sistema contable único e integrado.

Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica. Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

Contabilidad Fiscal

Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada país, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscalía. Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal para los empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. Es importante señalar que por las diferencias entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera. Y de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal, y a su vez fomentarlo con las acciones que se tengan que llevar a cabo.

Contabilidad Administrativa

También llamada contabilidad gerencial, diseñada o adaptada a las necesidades de información y control a los diferentes niveles administrativos. Se refiere de manera general a la extensión de los informes internos, de cuyo diseño y presentación se hace responsable actualmente el contador de la empresa. Está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán de la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa; tales informes permitirán comparar el pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicación de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la entidad. También puede proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, así como la cantidad de trabajo o depreciación de la maquinaria, equipos o edificios. La contabilidad permite obtener información periódica sobre la rentabilidad de los distintos departamentos de la empresa y la relación entre las previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar porque se han producido desviaciones. La contabilidad administrativa no se encuentra regulada por normas o reglamentos como en la contabilidad financiera, ya que su propósito es servir a la alta dirección en la elaboración de informes gerenciales para la toma de decisiones.

La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes basados en la técnica contable que ayuda a la administración, a la creación de políticas para la planeación y control de las funciones de una empresa.

Se ocupa de la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado, analizando por áreas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada área.

Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planear.

Contabilidad por actividades

Modalidad de la contabilidad administrativa que implica la clasificación y operación de las cuentas de distintas actividades, con objeto de facilitar el proceso de ajustar a un plan el funcionamiento de una organización; una contabilidad por funciones. Su aplicación principal se indica en situaciones en que el planeamiento por adelantado, la autoridad, la responsabilidad y la obligación de dar cuenta pueden asociarse con centros o unidades pequeñas de operación. Por su énfasis en cuanto a la responsabilidad sobre las operaciones y el rendimiento de cuentas, la contabilidad por centros de actividad proporciona una mayor realidad, así como también un incentivo en la delegación de la autoridad administrativa.

Contabilidad de organizaciones de servicios

Es aplicable a todos los tipos de organizaciones e industrias de servicios, son definidas de varias formas. Son organizaciones que producen un servicio más que un bien tangible como las firmas de contadores públicos, firmas de abogados, consultores administrativos, firmas de propiedad raíz, compañía de transporte, bancos y hoteles. Casi todas las organizaciones no lucrativas o no para utilidad son industrias de servicios. Son ejemplos hospitales, escuelas y un departamento de reforestación.

Contabilidad electrónica

Es la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información. Es un reporte contable con fines fiscales, ya que toma en cuenta la operación de actividades diarias.

Este proceso requiere datos que son obligatorios, por ejemplo, quien emite y recibe facturación, descripción de los artículos, cantidades, costos unitarios y totales de los productos o servicios, formas de pago (efectivo, transferencia, cheque o desconocido) por mencionar algunos. Entre estos registros se incluyen los siguientes: Inventarios, Métodos de Evaluación y Estados de Cuenta.

Estos reportes deben de ser transformados en archivos electrónicos con la extensión XML, codificados con ayuda de un sistema informático. En México, a partir del 1 de julio de 2014, están obligados a llevar contabilidad electrónica y enviar esta información al SAT las personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial.

En el caso mexicano podemos ver la adopción de reformas fiscales aprobadas en diciembre de 2013, mismas que han hecho obligatoria la modalidad de Contabilidad Electrónica, a través de la cual se fiscaliza la captación de recursos para el erario público de una manera más eficiente, esto mediante diversos esquemas tributarios y el uso de sistemas informáticos accesibles al público en general.

El fundamento de dicho precepto se encuentra en el Artículo 31, Fracción IV de la Constitución Política de Los Estados Unidos Mexicanos, durante 2014, se han hecho públicas varias resoluciones sobre la miscelánea fiscal que especifican las bases y procedimientos por medio de las cuales se debe cumplir la obligación; por ejemplo, en la séptima resolución de modificaciones a la miscelánea fiscal, junto a su anexo numero 24, se ha establecido la manera en que deben enviarse las contabilidades de los contribuyentes asignando un periodo y ciertos requisitos para la presentación de la información en función del régimen fiscal al que estén inscritos y de los ingresos obtenidos en el ejercicio fiscal anual a partir de Enero de 2015.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Contabilidad administrativa es la división de la contabilidad que, a partir de informes internos acertados técnicamente, entrega información a la administración para que ésta, a través de sus funciones de planeación, dirección, organización y control, tome las decisiones estratégicas que la organización requiere para alcanzar sus objetivos. Esta contabilidad tiene una sola base: la utilidad de su información. También es llamada contabilidad gerencial o contabilidad de gestión y, junto a la contabilidad financiera y a la contabilidad de costos, conforma lo que se conoce como la estructura contable de la organización.

 “Se define la contabilidad administrativa como la información contable generada en una empresa expresada tanto en términos monetarios como no monetarios, para la toma de decisiones de la administración de un ente económico.”

“La contabilidad administrativa es la rama de la contabilidad que genera información para los directivos de una organización. Consiste en el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información que los ayude a cumplir los objetivos organizacionales.”

“La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de otras empresas. El análisis de todas sus actividades, así como de los eslabones que las unen, facilita detectar áreas de oportunidad para lograr una estrategia que asegure el éxito.”

En el mundo de los negocios se comenzó a hablar en 1960 de la contabilidad administrativa, no como herramienta de análisis de los costos de producción sino como instrumento en la toma de decisiones por parte de los diferentes niveles gerenciales. La interpretación y el análisis de los informes contables no sólo pertenece al dominio de las personas internas de la organización, sino también externamente a un acreedor, un proveedor, un inversionista potencial. Independientemente del interés, cualquier lector de los estados financieros debe entender que la información contable se basa en estimativos más que en mediciones exactas. El análisis y la interpretación de los estados financieros se puede basar en el uso de técnicas como las razones financieras, la normalización de los estados financieros y la elaboración de flujos de fondos. 

CARACTERÍSTICAS

De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess (p.2) la información de la contabilidad administrativa incluye datos históricos y estimados que son utilizados por la gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y desarrollar estrategias generales de negocios. Las características de la contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de la gerencia:

·       En primer lugar, los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto medidas objetivas de operaciones pasadas como estimados subjetivos sobre decisiones futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las oportunidades comerciales.

·       En segundo lugar, los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como sólo la gerencia emplea la información de la contabilidad administrativa, el contador puede suministrar la información según las necesidades de la gerencia.

·       Tercero, los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados periódicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier momento en que la gerencia necesite información. Por ejemplo, si la gerencia directiva desea tomar una decisión sobre una expansión geográfica se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa, en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la gerencia en esa decisión.

·       Por último, los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para reportar información para toda la entidad económica o un segmento de la misma, como una división, producto, proyecto o territorio.

Horngren, Sundem y Stratton (p.6) resumen las características en el siguiente cuadro:

Usuarios principales	Administradores de la organización de distintos niveles
Libertad para elegir las medidas contables	No hay más restricción que los costos en relación con los beneficios para tomar las mejores decisiones administrativas
Implicaciones de la medición del comportamiento al seleccionar medidas contables	La elección debe considerar la forma en que las mediciones y reportes influirán en el comportamiento cotidiano de los administradores
Enfoque de tiempo	Orientación al futuro: uso formal de los presupuestos así como de los registros históricos. Ejemplo: presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002
Horizonte de tiempo	Flexible, varía de una hora a 10 hasta 15 años
Tipos de reportes	Reportes detallados: Incluyen detalles sobre las partes de la entidad. productos. departamentos. territorios, etc.
Descripción de actividades	El campo de acción está definido con menor claridad. Mayor uso de ciencias económicas. de decisión y de comportamiento

OBJETIVOS

Ramírez (p.18) sugiere los siguientes:

1. Proveer información para costeo de servicios, productos y otros aspectos de interés para la administración.
2. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratégica, que ante este entorno de competitividad es cada día más compleja.
3. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con información relevante.
4. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente herramienta de retroalimentación para los diferentes responsables de las áreas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a señalar errores.
5. Ayudar a evaluar el desempeño de los diferentes responsables de la empresa.
6. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

CONTABILIDAD FINANCIERA

El concepto de contabilidad refiere a una ciencia o una técnica cuyo objetivo es aportar información de utilidad para la toma de decisiones económicas. La contabilidad, por lo tanto, analiza el patrimonio y sus movimientos, reflejando los resultados en estados contables que resumen una situación económica.

Se puede entender la contabilidad como una ciencia ya que genera conocimiento sistemático, verificable y falible, mientras que también es una técnica ya que sus procedimientos permiten procesar y aplicar datos.

El adjetivo financiero, por su parte, refiere a lo perteneciente o relativo a la Hacienda pública, a los negocios mercantiles o a las cuestiones bursátiles y bancarias.

La noción de contabilidad financiera, por lo tanto, hace mención a la contabilidad que produce y entrega información sobre el estado económico de una empresa a los agentes interesados (inversores, clientes, etc.). Esta contabilidad, también conocida como externa, está regulada de manera oficial.

La contabilidad financiera recopila, registra, clasifica, sumariza e informa las operaciones que pueden cuantificarse en dinero y que realiza una entidad económica. Lo que hacen los contadores, en definitiva, es reflejar la historia económica de una empresa. Los estados contables permiten tomar decisiones a los directivos e informar datos requeridos por accionistas u organismos estatales.

Entre las actividades de los responsables de la contabilidad financiera de una empresa, pueden mencionarse el registro sistemático y cronológico de las operaciones y la entrega de informes sobre los movimientos financieros a quien corresponda.

Esto permite determinar cuál es el activo y cuál es el pasivo de una empresa, conociendo sus ganancias o pérdidas. La contabilidad financiera también es necesaria para realizar una correcta liquidación de los impuestos.

Principios generales de la contabilidad

Estos son los principios más relevantes:

a.    Entidad. Se trata de una unidad que lleva a cabo actividades de tipo económico y que está formada por combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, los cuales coordina una autoridad que enfoca sus decisiones en la realización de los objetivos para los cuales fue concebida. Una entidad puede ser una persona jurídica o natural, o bien una combinación de ambas y no se limita a la constitución legal de las partes que la conforman.

b.    Énfasis en el entorno económico. La contabilidad financiera hace énfasis en el plano económico de los eventos y las transacciones, incluso cuando la forma legal discrepe y requiera de un tratamiento distinto. Por lo tanto, las transacciones y los eventos se deben considerar, registrar y revelar según su sentido financiero y su realidad, a diferencia de una mera observación de su forma legal.

c.    Cuantificación. Los datos que se cuantifican representan una importante ayuda para la comunicación de la información económica y para la toma racional de decisiones.

d.    Unidad de medida. El dinero es un elemento fundamental para la actividad económica y, por lo tanto, para la contabilidad financiera, ya que permite medir y analizar. A pesar de no ser la única unidad de medida, el dinero es el medio que permite expresar con mayor efectividad los intercambios materiales y de servicios, así como los efectos económicos que los eventos tienen en la entidad.

e.    Dualidad económica. Para comprender correctamente la estructura de la entidad y de su conexión con otras, es imprescindible presentar de manera contable los recursos económicos que tiene a su disposición para realizar sus objetivos y las fuentes de los mismos.

f.     Negocio en marcha. La contabilidad financiera considera la entidad como un negocio que opera y continuará haciéndolo en el futuro; en otras palabras, no se anticipa a su eventual liquidación o reducción sustancial de la escala de su funcionamiento.

g.    Realización contable. Una de las tareas de la contabilidad financiera es cuantificar las operaciones llevadas a cabo por una entidad con otros integrantes de la actividad económica, así como los eventos que puedan afectarla, y esto suele hacerlo en términos monetarios. Algunos de los eventos y operaciones que se toman en cuenta son las transacciones económicas, las transformaciones internas que alteren la estructura de las fuentes o los recursos y cualquier evento externo que pueda repercutir a nivel monetario en la entidad.